La définition d’une zone d’expérimentation

Si toute votre entreprise est concernée, réduisez votre zone d’expérimentation à un atelier, une ligne de produit ou un secteur. Cela évite une trop grande dispersion d’énergie et vous permet de réagir si la solution ne s’avère finalement pas aussi bonne que prévue.

Evitez les zones où sont programmées des modifications importantes (déménagement, réorganisation, évolution des effectifs, …). Cela pourrait gêner l’expérimentation ou fausser les résultats.

La rédaction d’un plan d’action

Phase primordiale puisqu’elle permet de planifier la mise en place en définissant notamment le responsable de chaque action élémentaire. Vous pouvez utiliser des outils de planification et en particulier le diagramme de Gantt.

Rappel sur le diagramme de Gantt :
Cet outil permet de planifier les actions de plusieurs personnes en tenant compte de celles qui se déroulent en parallèle. Un diagramme de Gantt se présente comme suit :

L’échelle de temps des abscisses dépend du temps de mise en œuvre de la solution. Cet axe peut ainsi être découpé en heures, jours, semaines ou même années.

La mise en place des actions correctives

Apportez un soin tout particulier à la préparation sur le terrain, elle conditionne une bonne part de la réussite de l’opération. Il est particulièrement important de bien informer l’ensemble du personnel sur la démarche (comment l’opération va se dérouler, pourquoi tel secteur a été choisi plutôt que tel autre, ...

La mesure de l’efficacité des actions

Avant de généraliser la solution à l’ensemble de votre entreprise, mesurez l’efficacité de la mise en place de la solution sur votre zone test. Attendez quelques mois avant de tirer les conclusions de cette expérience. Votre système doit avoir le temps de se stabiliser pour ensuite produire les premiers résultats positifs.
Pour vous rendre compte de la maturité de votre système, suivez l’évolution de votre indicateur. Lorsqu’il devient stable, vous avez atteint le bon degré de maturité. Vous pouvez alors comparer la valeur de l’indicateur à l’objectif que vous vous être fixé et, s’il est compatible, généraliser la démarche.

La standardisation des solutions

Vous passez maintenant de la zone test à l’application générale des solutions. Cette phase nécessite de créer ou mettre à jour les documents correspondants (instructions, procédures, …).
Il est très important de garder trace de toute l’opération de résolution du problème afin de ne pas devoir tout réinventer si un problème similaire se présente.
Cette méthode rigoureuse est source de progrès inestimables. A vous de sélectionner votre propre palette d’outils en fonction de la complexité de votre problème, des enjeux et … de la capacité de votre entreprise à les utiliser.
Mais ne vous inquiétez pas ! La première fois, vous vous sentirez un peu perdu au milieu de cette kyrielle d’outils, mais l’habitude venant, vous deviendrez de plus en plus performant dans leur maniement. Comme dit le proverbe : « c’est en forgeant qu’on devient forgeron ! ».